Organisation des processus

Pourquoi organiser vos processus?

Bien que cette méthode soit bien connue des grandes entreprises, principalement la norme de référence ISO 9001, on peut légitimement se demander ce qu’est un processus et pourquoi il est si important de les modéliser.

Selon l’Association française de normalisation (AFNOR): «un processus est un ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie», alors qu’une procédure est la manière spécifiée d’accomplir une activité.

Nous allons essayer de simplifier tout ça!

In and Out processus

Déterminer la séquence des processus >> identifier les données d’entrée >> identifier les données de sortie >> définir les interactions >> définir et appliquer les méthodes >> mesurer vos indicateurs de performance >> décliner vos  objectifs >> définir les responsabilité et autorité >> identifier les pilotes de chaque processus >> identifier les risques et opportunités >> évaluer vos processus >> modifier vos processus >> améliorer vos processus. 

Ce qu'il faut en comprendre c'est que le processus est la décision prise par l'entreprise qui va nécessiter plusieurs activités pour qu’elle aboutisse. Les questions qui font le processus sont «quoi, pourquoi et comment ». Prenons exemple sur une activité que toutes les entreprises peuvent avoir en commun «Le recrutement».

Nom du modèle : Processus de recrutement. L’idée est de détailler tout ce qui doit être fait pour arriver au résultat = un nouvel employé. 

Qui fait quoi? Il est évident que la bonne personne ne va pas frapper à votre porte par une intervention divine, donc il faut créer des activités. La première semble évidente, il faut communiquer notre besoin au reste du monde. 

Cela signifie qu’une ressource doit écrire une fiche de poste et que cette fiche de poste soit transformée en annonce. Bien sûr, cela ne veut pas dire que l’on doive écrire n’importe quoi. Il convient de faire une procédure afin que les informations soient toujours écrites d’une façon qui ressemble à votre entreprise, que le format éditorial soit le même à chaque fois. 

Il faut aussi assigner une ressource à la distribution de cette annonce. Pareillement une procédure dictera vers quels canaux la diriger. Combien cela coûte et comment la retirer une fois l’objectif atteint. 

Revenons à notre processus. La communication, c’est fait. Mais cette nouvelle recrue va dès son premier jour avoir besoin de plusieurs choses, selon son activité: cela peut être un bureau tout équipé avec PC et téléphone, e-mail et autres accès aux infrastructures, des EPI ou encore des formations, donc une ressource va devoir prendre ça en charge par anticipation (je vous épargne le processus d’intégration mais vous voyez l’importance que d’autres processus fassent partie du processus de recrutement). Alors une fois communiquée, notre annonce va générer des réactions auprès du public, il faut donc pouvoir recevoir les réponses mais aussi les étudier. Qui reçoit, qui étudie, qui décide? Cela génère 3 procédures, une première ressource va recevoir et filtrer les réponses (la plupart des grandes entreprises vont chercher des mots clés sur le CV puis les transmettre au DRH et au directeur du service qui embauche). La dernière procédure est la décision. Celui qui est décisionnaire se joint au directeur du service et au DRH pour confirmer l’embauche.

Je pense que certains entrepreneurs, surtout ceux qui sont en micros et petites entreprises, se demandent pourquoi ils devraient faire tout ce manège alors qu’ils sont seuls ou avec très peu de ressources humaines et, donc en général, c’est eux-mêmes qui s’y collent. Je me souviens d’une de mes expériences passées où j’ai été payé un mois complet avant de recevoir un pc et une chaise de bureau et aucune formation aux outils de l’entreprise, sachant qu’à l’époque je travaillais pour un help desk (un service de maintenance à distance). Cela m’avait fait un peu tiquer sur la qualité de cette entreprise…

Vous pouvez grâce à vos processus :

  • Économiser du temps.
  • Réduire vos dépenses.
  • Ne rien oublier.
  • Éviter les erreurs.
  • Évaluer vos performances.. 
  • Transmettre les méthodes : les petits nouveaux auront tout sous la main et seront productif très vite.
  • Développer vos compétences conceptuelles : vision globale, organisation, planning et stratégie.

Le dernier point est votre visibilité sur votre entreprise que vos processus soient dématérialisés ou non vous avez une vue d’ensemble de toutes vos activités et de leurs rentabilités. Cela vous permet, via vos analyses de performances, de pouvoir améliorer certains processus peu lucratifs, développer un secteur plutôt qu’un autre ou stopper net une activité inutile.

Ce processus de recrutement se fait en treize étapes invariables et chaque étape a ses propres procédures.

Proc recrut sample
  • 4 votes. Moyenne 4.3 sur 5.

Ajouter un commentaire

Anti-spam
 
×